Una nuova linea di produzione, l'inizio di un nuovo business, un cambio di sede... sono molti i motivi che possono portare a creare un nuovo magazzino, ma quel che è certo è che non si tratta di un evento ordinario.
E come ogni evento straordinario presenta delle incognite, gli imprevisti spuntano di continuo e spesso si ha la sensazione di non avere tutto il know-how necessario per portare a termine il progetto.
Oggi ne parliamo con Piergiorgio Bellamoli, il Direttore Generale di INTRA che può vantare nel suo curriculum anche la creazione di INTRA Logistic, il magazzino della nostra divisione logistica con sede a Verona.
Giusto per dare qualche numero: parliamo di una realtà da oltre 8'000 mq e 8 baie di carico, con una capacità di 11'000 posti pallet, dalle 80'000 movimentazioni l'anno e in cui operano una decina di collaboratori tra pickeristi e stoccatori per trattare componenti meccanici per l'autotrazione pesante. Non si parla certo del più grande magazzino del Nord-Est, ma sono senz'altro numeri molto consistenti ed è una realtà che è stata costruita da zero in pochi mesi. Se sei incuriosito a questo link puoi trovare il video di presentazione del magazzino.
Partiamo con ordine, troviamo il bandolo della matassa. Quando si intraprende un'impresa di questo tipo da dove si comincia? Qual è la prima questione da affrontare?
"Il primo aspetto che ho preso in considerazione è quello del fabbisogno di gestione: di quali dimensioni era necessario fosse l'immobile, dove era meglio fosse ubicato, le caratteristiche delle scaffalature con adeguate capacità di carico (e conseguente valutazione della merce stoccata) e il volume di movimentazione. Sono aspetti che è bene non dare per scontati, ma da cui deve cominciare la riflessione. Infatti è da questa analisi che abbiamo preso la decisione di munire le scaffalature con reti di sicurezza. Una scelta che non era scontata, ma che abbiamo preso per permettere un'operatività più sicura e agevole.
Poi si prosegue subito con l'analisi degli aspetti gestionali-informatici: il software gestionale è venuto prima di tutto, perché
oltre alle merci bisogna movimentare anche e soprattutto le informazioni
in modo efficiente e compatibile con il gestionale già in uso dal nostro cliente.
Nel nostro caso particolare le unità movimentate devono avere il loro codice in grado di contenerne altri a loro volta (più articoli dentro una singola cassa). Tutto questo processo è stato fatto a 4 mani per valutare le esigenze del cliente e metterle in pratica."
Finita questa fase di analisi e pianificazione qual è stato il primo step fisico per preparare il magazzino ad entrare in funzione?
"La mappatura del magazzino è un aspetto veramente cruciale. Non mi riferisco solamente agli spazi dedicati alle merci, ossia scaffalature, corsie, celle, aree di bassa rotazione, etc., ma anche definire con cura le varie aree di attività del magazzino quali area picking, carico, scarico, uffici, area di carico muletti... il tutto secondo una logica che deve facilitare il flusso di gestione.
Ad esempio abbiamo separato l'area di ricezione merci da quella di spedizione, mettendole ai lati opposti del magazzino, per permettere una maggiore distinzione tra merci in carico e merci in scarico. Aiuta il senso logico sia del personale interno che dei camion e del personale esterno che accede alla struttura. Ovviamente ad accompagnare questo senso logico ci vuole un'adeguata segnalazione visiva, con cartelli e indicatori."
Quali passaggi ci sono stati dalla mappatura del magazzino fino all'ultimo passaggio che ha portato alla piena operatività?
"C'è stato da sudare parecchio con la mappatura e l'etichettatura di tutte le scaffalature. Poi abbiamo dimensionato e progettato l'impianto di radiofrequenza per permettere la lettura delle etichette con i palmari degli operatori, perché come già detto è fondamentale che in un magazzino le informazioni girino correttamente.
Dopo sono stati scelti i carrelli elevatori, dimensionati per la loro necessità di lavoro. In particolare ho voluto che fossero muniti di un dispositivo anti collisione carrello-carrello e carrello-operatore, oltre al fatto che avessero il posizionamento automatico delle forche al livello della cella.
La "pietra miliare" della piena operatività è stata il riempimento del magazzino, ovvero avere il solo flusso in entrata, non in uscita, partendo dalle merci a bassa rotazione e con gli articoli "a cassa intera". La seconda fase abbiamo attivato anche i flussi in uscita verso le linee produttive, partendo solo da alcune linee per poi arrivare al 100% dell'operatività, implementando il "kittaggio", ossia la composizione delle unità movimentate tramite picking."
In tutte queste fasi e questi passaggi ce n'è stato una particolarmente impegnativo o significativo?
"Non è stato un momento solo, ma un processo continuo: per capire le reali esigenze operative, che derivavano dalla tipologia di prodotto trattato, si è reso necessario un dialogo costante e continuato col cliente, un confronto ininterrotto per interfacciarsi con le sue esigenze e necessità, perchè
Bisogna trasferire il know-how nella nuova impresa che si occupa della movimentazione
Con il tempo e il continuo confrontarci siamo riusciti a rendere fluido ed efficiente tutto il flusso merci, che ha subito vistosi miglioramenti di performance. Sotto questo punto di vista avere un sistema di KPI efficaci è fondamentale. Ma anche se è stato uno sforzo necessario e che ha pagato non è certo stato facile."
Per passare attraverso tutto questo ci saranno stati molti imprevisti. Alcuni forse attesi, altri che hanno colto alla sprovvista. Qual è stato l'imprevisto più difficile da affrontare?
"So che nessuna storia è avvincente senza un po' di "azione", ma la realtà è che la nostra è stata una storia felice praticamente priva di problemi. Nessun ritardo, nessuna perdita di prodotti... segno che con un'attenta pianificazione si può, per quanto possibile, evitare intoppi e problemi. È un grande vanto per me che la produzione del nostro cliente non abbia subito rallentamenti durante la nascita di questo magazzino."
Già prima parlavamo di KPI. Quali sono i parametri da tenere monitorati per assicurarsi che il magazzino sia davvero efficiente?
Innanzitutto i dati devono essere disponibili quando servono, cioè sempre!
Ogni dato relativo alla gestione e movimentazione non può essere solo in locale, ma consultabile online e aggiornato in tempo reale. Non insisterò mai abbastanza su questo punto. Ho sempre sotto mano i dati sulle celle occupate, le missioni in essere, la merce in accettazione e in spedizione.
Monitorando le attività fatte, ossia le missioni processate nel tempo, e con quali risorse vengono effettuate queste operazioni, attraverso una gestione del timesheet degli operatori correlata alla quantità di attività prodotta riusciamo ad avere degli indicatori di produttività e di efficienza del magazzino.
Quindi l'efficienza è data dal rapporto tra ore lavorate e movimentazioni effettuate. Un altro elemento da tenere sotto controllo è il tempo medio delle movimentazioni. Questi dati tornano utili per pianificare l'utilizzo delle risorse in base agli ordini di lavoro ricevuti dal cliente."
Dati aggiornati in tempo reale e disponibili ovunque, consultabili tramite cruscotti informatizzati. Sarebbe possibile gestire una realtà del genere senza un grado di informatizzazione così elevato? E per quale motivo?
"Mi dispiace per gli affezionati della carta e dell'analogico, ma sarebbe semplicemente IMPOSSIBILE, nel modo più assoluto, fare ciò che stiamo facendo ad INTRA Logistic senza supporto software.
Sarebbe molto problematico gestire anche soltanto l'ubicazione delle merci, sapere dove un articolo è presente in magazzino. 11'000 colli con al loro interno prodotti misti non lasciano altre possibilità. L'ubicazione della merce in fase di allocazione viene decisa dall'operatore, che si limita a registrarla sul sistema. Se non ci fosse gestione informatica del registro i prodotti persi sarebbero all'ordine del giorno e i tempi di gestione si dilaterebbero all'inverosimile.
Non sarebbe possibile monitorare adeguatamente le attività del personale, che dichiara cosa sta facendo e per quale cliente lo sta facendo. Per cambiare questo sistema di gestione bisognerebbe tornare indietro di decenni, con un magazzino diviso per aree di prodotti e il registro merci lasciato alla memoria dei carrellisti, che sanno quale merce va dove. Ma se si ammalano o sono in ferie?
Grazie per la chiarezza e la disponibilità! Buon lavoro Piergiorgio.
"Grazie, anche a te!"
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