La stagionalità si manifesta in ogni settore e azienda con tempi e forme diverse: c'è l'industria meccanica in affanno durante l'inventario, lo stabilimento agroalimentare che raddoppia la produzione sotto Natale, il centro logistico che deve affrontare il Black Friday... il denominatore comune di tutte queste situazioni è che il management deve trovare il giusto compromesso tra flessibilità operativa e mantenere bassi i costi fissi.
Sfida non certo facile, perché se da un lato i lavoratori stagionali non sono sempre affidabili o facili da trovare, dall'altro immobilizzare troppe risorse (umane e materiali) comporterebbe enormi sprechi di denaro nei periodi di calo del lavoro.
Questo è un problema atavico, che molte aziende si sono già poste e hanno già affrontato, trovando risposta principalmente in una soluzione: esternalizzare le parti accessorie del processo produttivo.
L'Outsourcing è la soluzione ottimale per gestire i flussi di lavoro in modo dinamico ed efficiente
E a dimostrazione di ciò vediamo come oggi siano ben poche e circostanziate le grandi aziende e multinazionali che gestiscono internamente i servizi accessori. Nei casi più estremi viene esternalizzata anche la produzione, ma questo è un argomento a parte di cui non ci occuperemo in questo articolo.
Parliamo invece di aziende che hanno aumentato la loro capacità produttiva e efficientato i costi di gestione grazie all'esternalizzazione dei servizi ausiliari.
Quali sono i problemi che puoi puntare a risolvere grazie all'esternalizzazione?
Partiamo da questo punto fisso: i problemi dovuti alla stagionalità non sono solo di ottimizzazione economica, ma anche gestionale e operativa. Se la tua azienda si ritrova in una o più di queste situazioni avvalersi di servizi in outsourcing potrebbe essere una valida opzione:
- I lavoratori stagionali non sono professionali e all'altezza della situazione
A risentirne non è solo la qualità del lavoro, ma l'azienda potrebbe esporsi pure a contestazioni in ambito di sicurezza del lavoro e altre non conformità gravi.
- Per organico ridotto non riesci ad accettare tutti gli ordini o ti ritrovi spesso a gestire ritardi e inadempienze
Forse anziché avvalerti di lavoratori stagionali punti a coprire tutte le attività con il tuo organico grazie a ore straordinarie e turni extra. Spesso i collaboratori sono felici di guadagnare qualche soldo in più grazie gli straordinari, ma non sempre è così o forse sei costretto a ricorrervi perché non sei riuscito a trovare abbastanza lavoratori stagionali.
Questa soluzione comporta una grande rigidità organizzativa. Se abbiamo sottovalutato le attività da compiere o la nostra forza lavoro è sottostimata la nostra capacità produttiva non sarà in grado di coprire tutte le esigenze, provocando gravi ritardi e inadempienze.
- Calo della qualità del lavoro a causa di turni più lunghi e stressanti
Chiedere ai nostri collaboratori di compiere degli straordinari è una via percorribile per brevi "sprint", ma che non è sostenibile per sforzi produttivi di lunga durata. Potremmo chiedere ai nostri magazzinieri di fare un weekend o una settimana di straordinari per far fronte ad un inventario, ma un pastificio difficilmente potrà chiedere 2 mesi di doppi turni per far fronte alla produzione natalizia.
Turni extra frequenti stressano fortemente i collaboratori, minando il rendimento, provocando stress che inevitabilmente finisce per ripercuotersi sia sulla qualità che sulla produttività del lavoro. È ingenuo credere o pretendere che un operaio, in un turno di 12 ore, renda come chi ne lavora 6.
- L'incapacità di stimare in anticipo la produzione è una grave incognita
Forse non puoi sapere quante materie prime ti procureranno i fornitori quest'anno, oppure gli ordini dei clienti arrivano sempre all'ultimo... qualunque sia la causa il problema è che ti ritrovi sempre in curva con le assunzioni degli stagionali, in attesa di capire quale sarà la produzione di quest'anno.
È un calcolo difficile e rischioso, perché quando si sbaglia (o la sfortuna ci mette la mano) ci si ritrova in un brutto mix anche con tutti i problemi elencati in precedenza: rigidità organizzativa, qualità del lavoro scadente e operatori non all'altezza.
Se questi problemi affliggono ciclicamente la tua azienda allora esternalizzare i servizi accessori può aiutarti a risolverli
Già risolvere questi problemi rappresenta un grande valore aggiunto, che permetterebbe di gestire le attività più serenamente e migliorare la qualità della produzione, ma oltre a questo nell'Outsourcing delle attività ausiliarie ci sono alcuni vantaggi che vanno assolutamente presi in considerazione:
- Trasformare i costi fissi in costi variabili
Questo è il beneficio senz'altro di maggior impatto, che a livello di budget produce immediatamente i suoi effetti.
Trasformare un costo fisso, oneroso e non ottimizzabile, in un costo variabile, prevedibile e ottimizzabile, rappresenta un miglioramento nel bilancio di qualunque azienda.
Poter retribuire l'attività di un magazzino per ogni collo movimentato anziché avere in corpo un numero fisso di carrellisti, muletti, attività di back-office, etc. permette di seguire i flussi di lavoro stagionale in modo da retribuire adeguatamente le attività durante i picchi e non avere in carico oneri durante i cali.
- Risorse strumentali a carico del fornitore
A venir esternalizzate non sono solo le risorse umane. La normativa d'appalto infatti prevede che il rischio d'impresa sia a carico dell'azienda che organizza il servizio: ciò significa che l'impresa appaltatrice deve organizzare con mezzi propri l'attività lavorativa.
Questo cosa comporta per la tua azienda? Che tutti i macchinari che prima utilizzavi per le attività ausiliarie, come muletti, lavasciuga, spazzatrici, etc. possono essere cedute e la loro gestione e manutenzione non saranno più un tuo problema.
Il fornitore dovrà garantire il servizio oggetto d'appalto secondo il capitolato, organizzando autonomamente le risorse strumentali che vorrà impiegare.
- Minor tempo dedicato alla gestione
Viene da sé che, non dovendo gestire né l'attività dei lavoratori né le attrezzature da loro impiegate, ne risulterà un abbattimento del lavoro in back-office non indifferente. L'unico referente per qualunque questione tecnica e organizzativa dev'essere il Responsabile del Fornitore, che si occuperà della gestione operativa del servizio.
I tuoi uffici saranno dunque scaricati da tutti i problemi di organizzazione dei turni, ordini di materiali, attività di manutenzione e di tanta altra burocrazia.
- Avvalersi di un know-how specialistico
Ultimo, ma non ultimo. Le aziende che si occupano di servizi ausiliari hanno una professionalità che appartiene solo a chi svolge determinate mansioni a tempo pieno e come attività principale. Strumenti professionali, competenze specialistiche e sistemi di gestione progettati per svolgere al meglio le attività che per te sono secondarie permettono un livello di efficienza che autonomamente la tua azienda non sarebbe mai in grado di raggiungere.
Un ulteriore livello di ottimizzazione non trascurabile, perché è un'occasione irripetibile per innalzare lo standard di servizio e portare in azienda nuove competenze.
E adesso? Come esternalizzare il servizio di pulizie o la gestione del magazzino? Tra il dire e il fare c'è di mezzo il mare...
Un passaggio non certo facile o immediato, ma non serve preoccuparsi. Sul sito di Intra trovi molti strumenti utili e gratuiti, dalla Guida per l'Esternalizzazione dei servizi in Outsourcing fino al libro delle 7+1 Meraviglie dell'Outsourcing.
Ti segnaliamo inoltre l'articolo Esternalizzazione delle attività aziendali: quello che c'è da sapere. Ti aiuterà a muovere i primi passi per una scelta consapevole nel mondo dell'Outsourcing.
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