Identificazione merce senza intoppi: una questione di ordine

Dopo Ricevimento e Scarico prosegue il viaggio della nostra merce all'interno del magazzino con la fase di identificazione.

Se ti fossi perso i passaggi precedenti qui puoi recuperare il primo articolo su come creare un magazzino da zero di questa "collana". Adesso però entriamo subito nel cuore dell'argomento di questo articolo esprimendo un concetto che è importante mettere subito in chiaro.

Per gestire correttamente la fase d'identificazione la parola chiave è solo una: ORDINE.

Si tratta infatti di un'attività particolarmente delicata, in quanto si ha a che fare con merce senza uno storico e senza una "carta d'identità" sul nostro gestionale. Questo non lascia margine d'errore nella procedura, poiché ogni sbaglio comporta un'enorme difficoltà nel recuperare il dato corretto e ci occorreranno molto tempo ed energie per risalire all'anomalia e correggerla.

Senza contare inoltre che nel flusso delle informazioni ogni errore genera problemi ed anomalie a cascata. Essendo questo dunque un passaggio chiave "a monte", ogni errore creerebbe poi problemi a valanga, con conseguenze facili da immaginare riguardo lo smarrimento dei pezzi e il distaccamento tra stock virtuale e stock fisico.

Partiamo dunque riprendendo la merce da dove l'avevamo lasciata nell'ultima fase di scarico:

Zona di identificazione

All'interno del magazzino dev'essere predisposta un'area destinata esclusivamente alla merce in attesa di identificazione. Questa è la prima e più elementare norma di sicurezza per evitare che casse non identificate si mescolino con le altre. Non è tuttavia solo una questione di sicurezza, ma anche di praticità: dovendo fare conteggi e doppi controlli risulterà comodo e ottimale poter gestire tutte le casse in un unico spazio ben definito, aiutando così i magazzinieri incaricati ad avere più ordine mentale.

Analisi con bolla alla mano

Un primo magazziniere, con il documento di trasporto a disposizione, inizia a verificare la merce arrivata analizzando i codici degli articoli in ingresso. La prima funzione è verificare che siano presenti tutti gli articoli specificati in bolla, ma oltre a questo si occupa anche di dividere gli articoli in palette per poterli successivamente allocare.
Ci spieghiamo con un rapido esempio: se è arrivato un bancale da 2200 pezzi, ma nelle casse da scaffalatura ce ne stanno massimo 500 pezzi ciascuna, dividerà gli articoli in 4 casse da 500 pezzi più una 5a cassa da 200 pezzi.
Questo passaggio dunque ha funzioni sia di verifica che organizzativi.

Trasmissione dei dati al cliente

Terminata questa prima conta e analisi viene trasmessa la bolla di identificazione al cliente, per dare conferma di ciò che è effettivamente arrivato in magazzino. Sarà in questa occasione che il cliente potrà correggere eventuali anomalie da noi riscontrate nella consegna grazie all'identificazione, stornando o integrando a barcode eventuali articoli in eccesso oppure mancanti.
Sul barcode generato dal cliente infatti verranno associati i codici articolo con relative quantità alla corrispettiva Unità di Carico (UdC) del nostro gestionale, ossia al codice che identifica la cassa, e dunque le quantità ad inventario dovranno essere quelle reali, facendo così combaciare stock fisico e stock virtuale.

Applicazione etichette, un'occasione per un controllo incrociato

Ora che abbiamo generato sul gestionale le nostre UdC, che contengono al loro interno tutti gli articoli arrivati, possiamo procedere ad applicare sulle casse le etichette contenenti il codice a barre che identifica le UdC.

Questa attività dev'essere svolta da un magazziniere diverso rispetto a chi ha fatto la prima verifica

Potrebbe sembrare un passaggio banale, oppure un eccesso di prudenza, ma la nostra esperienza insegna quanto sia fondamentale che questo passaggio venga eseguito da un altro magazziniere. Perché?

Perché il primo magazziniere ha troppi bias cognitivi per rendersi conto di eventuali errori fatti in fase di analisi: si trova davanti casse che già conosce, con articoli che già ha identificato e pezzi che ha già contato. Per quanto possa impegnarsi e mettersi in discussione avrà sempre un piccolo angolo del cervello che gli suggerirà che "è già tutto a posto, va già bene così".

Ecco perché è fondamentale affidare quest'attività a un secondo magazziniere, che non ha ancora avuto a che fare con questi colli: applicare le etichette delle UdC lo obbligherà a ripetere l'attività di identificazione, individuando nuovamente il contenuto delle casse, controllando che le quantità combacino con quelle ad inventario, in definitiva: che i conti tornino!

Ci possono essere errori grossolani, come ad esempio l'aver stampato 20 etichette ma trovare solo 19 casse: un errore così macroscopico non può che saltare all'occhio e si parte subito alla ricerca della cassa smarrita (ma non erano tutte nella zona identificazione?), ma ci possono essere un'infinità di errori più sottili o difficili da individuare ed è questo che rende necessario un controllo incrociato, svolto con l'attenzione maniacale di cui abbiamo già parlato in fase di formazione dei nostri magazzinieri.

Un flusso conforme e organizzato

Questa in definitiva non può che essere la risposta per gestire correttamente una fase tanto delicata, in cui l'attenzione dev'essere massima.

Un'area dedicata, dove si svolge un'analisi secondo un protocollo chiaro e che permetta un controllo incrociato: un sistema impostato in modo tale da far emergere il prima possibile ogni anomalia, da segnalare con tempestività e evitando così di smarrire la merce o di far entrare in magazzino casse "fantasma". Chi ben comincia è già a metà dell'opera!

Ora che l'identificazione è stata svolta correttamente siamo pronti per il prossimo passaggio: Ubicazione o allocazione merce, come ottimizzare i flussi di lavoro.