Come spedire la merce senza errori: guida per il magazziniere

Eccoci arrivati all'ultima tappa della merce in magazzino: la spedizione. Una fase cruciale, perché da qui "ciò che è fatto, è fatto!". Una volta che un collo lascia il nostro magazzino uscirà definitivamente sia dallo stock fisico che da quello virtuale, permettendoci anche di tirare le somme sui vari passaggi della nostra catena logistica.

Una catena che abbiamo percorso fin dal primo anello, ossia come creare una magazzino da zero, grazie alle indicazioni del Direttore Generale di Intra Piergiorgio Bellamoli, e che è proseguita con gli anelli aggiunti da Stefano Cappellari, il nostro Responsabile della divisione Logistic, che ha curato i contenuti di tutti gli articoli da scarico merce: 6 buone pratiche per gestire i colli in ingresso fino a questo stesso articolo.
Come sempre, dunque, procediamo con il mettere ordine tra i vari passaggi per evitare intoppi in fase di spedizione.

Spostare le casse in area spedizione

Così come per l'accettazione, identificazione, picking ed altre attività è importante che alle casse in fase di spedizione sia destinata un'area apposita. Le conseguenze di un prelievo fatto per errore da una cassa già destinata alla spedizione o una dimenticanza in fase di carico possono essere problemi gravi, perché richiederanno molto tempo per essere risolti.

Zone separate per competenza e ben delineate ci aiutano ancora una volta a mantenere ordine nel magazzino e evitare gli errori più comuni.

Informare il cliente sui colli in spedizione

Qui entrano in gioco le particolarità degli accordi presi con il cliente: chi è incaricato di organizzare la spedizione, con quale vettore, in quali tempi, etc... vediamo dunque di gestire correttamente le informazioni in questa fase, considerando che la persona competente potrebbe cambiare in base agli accordi.

Nel caso in cui sia il cliente a dover gestire il trasporto della merce gli comunichiamo la conferma sul numero di colli della spedizione, in modo che possa organizzare il vettore con una capacità di carico adeguata. È molto importante essere chiari su volumi e caratteristiche particolari della merce in spedizione, così da scongiurare il caso in cui dei colli non possano essere spediti perché il vettore non si presenta con un camion abbastanza grande per contenere il carico o altre eventualità simili.

Strumenti informatici a supporto della spedizione

I gestionali di magazzino hanno avuto un'evoluzione incredibile negli ultimi anni e hanno funzionalità che possono aiutarci anche in questa fase. Citiamo un esempio che nel caso di Intra Logistic si è rivelato particolarmente utile.

Per facilitare l'organizzazione dell'ordine il cliente ha a disposizione, direttamente dal gestionale e grazie al censimento di tutti gli articoli stoccati con i relativi volumi, la possibilità di comporre il picking delle casse e successivamente anche di disporre virtualmente i colli sul camion per la spedizione. Il software permette di visualizzare fisicamente gli spazi occupati dall'ordine e avere un riscontro sul volume effettivo del carico.
Così facendo il gestionale di magazzino compone il camion già in fase d'ordine, quindi c'è bisogno solo di questa conferma per organizzare il trasporto correttamente con il vettore.

Ogni accorgimento che possa ridurre la possibilità di errore umano è di fondamentale importanza in magazzino. Più è strutturato il processo e più sarà facile organizzare la spedizione.

Interrogati su quali sono le anomalie che riscontri più spesso e su quali strumenti informatici possano aiutarti a ridurre o addirittura eliminare la frequenza di questi errori.

Attenzioni in fase di carico del camion

L'ordine è stato inviato, le casse sono pronte in area spedizione ed è arrivato il camion. Per procedere al carico bisogna prima ricordare alcune basilari, ma importantissime, pratiche di sicurezza per accertarsi che non accadano problemi:

• Verifica che l'autista abbia messo in sicurezza il rimorchio prima di iniziare la fase di carico. Gli incidenti più gravi possono accadere proprio in seguito a questa dimenticanza.
• L'autista del camion non può assolutamente accedere alle aree di lavoro, ma deve restare nelle zone sicure. Una buona pratica può essere predisporre una zona d'attesa confortevole, condivisa anche con i tuoi magazzinieri nelle pause. Ma a prescindere da questo è fondamentale che le aree con divieto d'accesso siano ben delineate.
• Informa i magazzinieri carrellisti dei criteri di carico della merce. Questi criteri possono essere molteplici: criteri organizzativi sulla priorità di spedizione (A su B o A su C verso lo stesso cliente), ma anche di sicurezza, come la possibilità o meno di sovrapporre i colli in base al peso delle merci, impilabilità delle casse, etc.

Sull'importanza di questi 3 punti non bisogna commettere l'ingenuità di darli per scontati o cedere all'abitudine. L'attenzione deve sempre rimanere massima

Carico merce e generazione del Documento Di Trasporto

Ora che abbiamo tutti i presupposti per lavorare bene e in sicurezza possiamo procedere con il carico del camion, sparando i codici delle varie casse man mano che vengono caricate nel camion dai carrellisti. In questo modo saremo sicuri di sparare in uscita solo la merce che effettivamente sta lasciando il magazzino.

Il gestionale di magazzino genererà da questi codici la lista di carico con il relativo DDT. Una volta confermata l'operazione le merci risulteranno in transito e non saranno più disponibili ad inventario: sono ufficialmente uscite sia dallo stock fisico che da quello virtuale.

Possiamo dunque procedere con la stampa del DDT, sul quale è bene fare una precisazione. Questo documento ha perso valore per fini fiscali e contabili, ma a livello gestionale per un magazziniere resta un documento importantissimo. Perché? Perché oltre che essere quasi un "atto notarile" su ciò che esce dal nostro magazzino ci permette di fare l'ultimo, fondamentale passaggio:

Verifica finale

Ci siamo, la merce è sul camion e il documento di trasporto è stato stampato. Tutto è pronto per considerare concluso il viaggio della merce attraverso il nostro magazzino, ma è bene non rilassarsi proprio adesso che siamo in vista del traguardo.

Una verifica finale ci salva da tanti errori e possibili distrazioni. È l'atto finale che sugella il nostro lavoro, quindi va svolto con cura.

Controlliamo dunque che i riferimenti del DDT, quali destinatario, numero di colli, etc., corrispondano e siano corretti, compiliamo la targa del mezzo sulla bolla e solo quando siamo sicuri di tutto consegniamo il documento al vettore.

Siamo arrivati in fondo a questo lungo percorso, iniziato addirittura da come creare un magazzino da zero, attraverso il quale abbiamo visto nel dettaglio e scrupolosamente come gestire al meglio tutti i vari passaggi che compie la merce attraversando il nostro magazzino.

Se non hai ancora letto gli altri articoli non mancare di recuperarli consultando il nostro blog, non ci fermeremo certo qui! Restano ancora tanti argomenti di grande interesse da trattare quando si parla di magazzino e di logistica interna, non mancheremo di affrontarli!