Ricevimento e accettazione merce: come ridurre gli errori in magazzino

Se si vuole mettere ordine nel flusso delle merci in magazzino non si possono saltare passaggi e bisogna andare al punto di partenza: in ricezione merci, dove tutto ha inizio!

Le basi del discorso le abbiamo gettate con l'articolo "Come creare un magazzino da zero", ma adesso si tratta di creare il flusso che porterà il magazzino a popolarsi e a diventare operativo. La procedura di ricevimento merci sulla carta è molto semplice e elementare, allora come mai è frutto di così tante anomalie e vi sono continuamente errori? Abbiamo chiesto come perfezionare questo processo a Stefano Cappellari, Responsabile Tecnico della divisione Intra Logistic.

Analizziamo assieme questo passaggio per capire dove sorgono gli errori e come affrontarli

Come detto gli elementi che compongono la procedura di accettazione della merce sono molto semplici e alla portata di chiunque. Ma è importante averli tutti ben presente, perché come vedremo la stragrande maggioranza degli errori nasce proprio dalla fretta e da un approccio di sufficienza.

Verifica del Documento di Trasporto

Questo passaggio deve necessariamente avvenire ancora prima dello scarico della merce. La verifica del DDT permette di individuare se vi siano errori o mancanze gravi da parte dello spedizioniere o del corriere.

Una consegna al civico sbagliato, un'azienda col nome simile al tuo, un ordine partito per sbaglio... sono tanti i motivi che possono portare un corriere presso il tuo magazzino a chiederti di scaricare merce non tua, o che non devi prendere in consegna, ed è assolutamente necessario accorgersene prima di iniziare a scaricare! Questo eviterà non solo lavoro inutile, ma anche rischi di contestazioni e lungaggini burocratiche.

Conteggio dei colli

Sempre con il DDT alla mano bisogna provvedere a contare i colli consegnati, confrontandoli con le quantità in bolla. Anche questa procedura è dettata dal buonsenso, ma quante volte è già capitato di accorgersi di incongruenze solo una volta che il corriere se n'è già andato? Per quanto si tratti di verifiche basilari vanno svolte il prima possibile.

Verifica dell'integrità dei colli

Un imballaggio rotto, una reggia allentata... sono molti i danni che possono compromettere l'integrità di un collo. Nei casi meno gravi si potrà accettare la merce con riserva di controllo, ma attenzione ai colli con problemi seri, perché si inizia a parlare di sicurezza!

Una cassa a cui manca un piede o un bancale a cui sono saltate tutte le regge rappresenta un potenziale rischio per la sicurezza. Non assumertene tu la responsabilità: rifiuta la consegna! Se una cassa ha un problema e accetti di prenderla in consegna diventa un tuo problema, quindi bisogna essere inflessibili in questa attività di controllo.

Conosci il contenuto dei colli

Sono aspetti che vengono spesso sottovalutati, fino al momento in cui non succede un incidente. Movimentare un collo contenente un liquido non è come movimentare una cassa di materiale solido: l'inerzia con la quale si muovono i liquidi rischia di sbilanciare fortemente il muletto se compie movimenti bruschi. Una cassa in ferro genera molto meno attrito sulle forche rispetto a un bancale in legno ed è più facile che scivoli.

Queste sono nozioni che ogni magazziniere e carrellista d'esperienza conosce bene, ma che è facile scordare se non si sa ciò che si sta movimentando! Assicurati dunque, scaricando i camion, che chi guida i muletti sia sempre informato del contenuto dei colli.

Questi sono i passaggi fondamentali per assicurarsi che il ricevimento merci avvenga senza intoppi. Come vedi non si tratta né di passaggi complicati né di qualcosa di nuovo: sono anzi 4 punti che hai sentito ripetere chissà quante volte. Come mai allora succedono tanti errori in fase di accettazione?

Il 95% degli errori in fase d'accettazione e ricevimento merci nasce da un eccesso di confidenza

Proprio perché abbiamo a che fare con operazioni semplici e di routine è facile dare qualcosa per scontato:

 - Perché "di solito è così"

 - Perché si può controllare dopo

 - Per una piccola dimenticanza che, guarda caso, capita proprio quando dopo c'è la magagna!

Come fare a ridurre la frequenza di questi errori?

Veniamo ora al nocciolo della questione: siamo consapevoli di questi errori e della loro causa, ma se bastasse dire "adesso stai attento" per risolvere tutto non ci sarebbero errori in ricevimento merci e il nostro magazzino funzionerebbe come un orologio!

La formula che ha adottato INTRA Logistic è quella di puntare tutto su due aspetti a nostro avviso centrali: i Responsabili di magazzino e la formazione del personale.

Un responsabile di magazzino non dev'essere un carrellista caposquadra, dev'essere un magazziniere e un maniaco del controllo

La selezione della persona giusta nel ruolo di responsabilità diventa un elemento indispensabile per assicurarsi che questo e altri passaggi vengano svolti con la dovuta diligenza. Una persona che prenda a cuore la propria mansione, che non deleghi e che sia consapevole dell'importanza del proprio ruolo.

Noi facciamo sempre la distinzione tra carrellisti (coloro che stanno sul muletto e spostano una cassa dal punto A al punto B) e i magazzinieri (ossia chi conosce e comprende a 360° il flusso delle merci e delle attività di magazzino, in modo da lavorare in modo organizzato e consapevole).

Questo concetto ci porta al prossimo punto, fondamentale quanto il primo. Il responsabile di magazzino non può essere l'eccezione: diventa fondamentale la modalità di selezione del personale. Non si può lavorare con una squadra di carrellisti, ma occorre una squadra di magazzinieri. Come fare a trovare queste persone di qualità, indispensabili per far funzionare correttamente un magazzino?

La formazione del personale ha un ruolo centrale non solo sulla possibilità di selezionare personale di qualità, ma anche per aumentare l'attenzione dedicata alle proprie mansioni

La formazione deve avere almeno 3 qualità per permetterti di valutare correttamente una persona e trasmetterle tutte le nozioni necessarie, per metterla in condizione di lavorare adeguatamente deve quindi essere:

• Individuale: stiamo parlando di valutare la qualità dei singoli, quindi inevitabilmente è necessaria una fase d'affiancamento dedicato a ogni persona. Scoprire le qualità da esaltare e i difetti da correggere è indispensabile per essere certi di circondarsi di collaboratori validi e assegnare compiti in base alle reali attitudini e competenze.
• Costante: la formazione non è un compitino da svolgere e da lasciarsi alle spalle. Oltre al periodo di affiancamento iniziale, che abbiamo impostato sui 2 mesi, ci preoccupiamo di stimolare il personale con contenuti formativi aggiuntivi, aggiornamenti e corsi che sottolineino l'importanza di svolgere il proprio lavoro secondo un determinato metodo.
• Feedback: la formazione non serve solo ad educare il personale, serve anche al Responsabile per poter esprimere una valutazione. Se la formazione non dà gli esiti sperati bisogna trarne le giuste conseguenze: non si può affidare mansioni a chi non si dimostra all'altezza di poterle svolgere in autonomia.

Questa è la nostra formula, che applicata con rigore ci ha aiutato a ridurre enormemente gli errori presenti in accettazione e ricevimento merci, ma non solo! Tutti i processi del magazzino in cui è importante la componente umana beneficiano di questo modus operandi.

Certamente in altre fasi ci sono maggiori supporti informatici e strumenti digitali che aiutano nel lavoro limitando la possibilità di errore umano, ma l'attività di formazione e selezione del personale resta sempre imprescindibile.

Hai ottenuto qualche spunto utile da questa lettura? Se è così non perderti il prossimo passaggio del percorso della merce nel magazzino: "Scarico merce: 6 buone pratiche per gestire i colli in ingresso in magazzino"