Come fare l'inventario di magazzino: guida per aziende

Tutti gli anni, almeno una volta all'anno, arriva in ogni magazzino un appuntamento che in molte realtà è temuto e fonte di grande scompiglio: l'inventario.

Questa incombenza si porta dietro tutti gli inconvenienti del caso: fermi di produzione, fare i conti con gli ammanchi, gestire personale o turni extra... insomma, una situazione caotica necessaria per censire le scorte da mettere a bilancio, ma che spesso si affronta con lo stesso entusiasmo di un appuntamento dal dentista.

In questo articolo vediamo come gestire l'inventario di magazzino in modo che sia un processo rapido e preciso, per assicurare una corretta gestione dello stock merci

L'inventario non è importante solo per una questione di rendicontazione economica: è la cartina tornasole sulla qualità del lavoro che svolge il magazzino, sull'affidabilità del suo operato e sulla capacità di registrare correttamente le attività svolte.

Ogni dato ottenuto durante l'inventario, soprattutto quello "sbagliato" o gli errori riscontrati, insegna qualcosa sui processi logistici e suggerisce le aree dove andare ad intervenire per evitare che questi errori si ripetano. Ecco alcuni esempi:

• Colli o articoli che non sono nelle celle a loro assegnati: questo errore è tanto presente quanto più ci sono criticità nei criteri e modalità di allocazione. Se i colli non vengono "lasciati in giro" e i magazzinieri dichiarano correttamente gli spostamenti di merce questi errori non dovrebbero presentarsi.
• Ammanchi di merce: nel peggiore dei casi, quello a cui non piace mai pensare, potrebbero avvenire a causa di furti. Potendo escludere questo scenario sarà bene indagare sulle operazioni di prelievo e spedizione, e verificare che le procedure vengano applicate correttamente, in modo che non esca dal magazzino merce senza che venga registrata.
• Merce in eccesso: articoli in quantità extra o colli non censiti segnalano spesso problemi in ingresso e accettazione delle merci. Potrebbero anche esserci errori in fase di prelievo, ma è molto raro: sappiamo bene che se viene spedita meno merce di quanta dichiarata il Cliente non mancherà di farlo notare.

L'inventario diventa quindi un momento fondamentale per il bilancio, ma non solo quello economico: serve a misurare i nostri processi e le performance.

Veniamo dunque agli aspetti pratici/organizzativi per capire come strutturare questa attività in modo che avvenga in modo rapido ed efficiente.

Elenchiamo di seguito quelle che sono le linee guida da seguire per qualunque inventario, in ogni settore e per ogni tipologia merceologica.

• Organizzare sempre con cura e in anticipo le risorse necessarie

Un punto che si tende a dare per scontato, ma che quando sottovalutato presenta un conto salato. Trovarsi in mezzo all'inventario senza personale formato, terminali WMS, carrelli, bilance conta pezzi, etichette e ogni altro tipo di risorsa è una seria e grave eventualità; bisogna fare una stima corretta del proprio fabbisogno.

• Svolgere un briefing con il personale prima dell'inizio dell'inventario

Per un inventario rapido e preciso è fondamentale che tutto il personale coinvolto conosca procedure, strumenti e piano di lavoro. È importante che ci sia un momento di coordinamento che coinvolga tutta la squadra per assicurarsi che siano tutti allineati sui punti fondamentali e consapevoli delle proprie mansioni.

• I magazzinieri incaricati di contare non devono conoscere il valore dello stock logico.

Se viene chiesto a un magazziniere "conta se in quella cassa ci sono 120 pezzi" il più delle volte la risposta sarà "sì, sono120 pezzi", condizionato da questa informazione. È importante evitare bias e preconcetti, per questo chi effettua la conta fisica non deve avere accesso allo stock logico delle merci. I software gestionali di magazzino possono supportarci in questo con funzionalità dedicate.

• Identificare visivamente la merce già contata

Un cartello, un'etichetta, del nastro adesivo... sono tanti i modi per segnare il collo già conteggiato. Meglio evitare di disperdere energie preziose facendo due volte lo stesso lavoro! Quando dei colli vengono inventariati è bene identificarli visivamente, in modo da non ripetere inutilmente il conteggio. 

• Stabilire i parametri di riconteggio

Bisogna stabilire in anticipo i parametri di riconteggio, che possono essere definiti per valore economico e quantità, a seconda della realtà nella quale stiamo operando. Verrà effettuata una riconta, per determinati articoli, solo nel caso che la discrepanza tra stock fisico e stock virtuale superi questi parametri.
È fondamentale che il riconteggio avvenga prima della riapertura del magazzino, per questo è importante definire in anticipo criteri certi per svolgere questa attività.

Esempio: se abbiamo nello stock virtuale 50'000 viti (dal valore di mezzo centesimo l'una), e dal conteggio fisico risultano 49'998 viti, conviene svolgere il riconteggio per verificare l'ammanco di un centesimo di merce? No, conviene piuttosto allineare lo stock logico alla quantità rilevata nella conta senza ripeterla.

• Mettere in quarantena le merci non identificate

Può capitare, durante l'inventario, che l'operatore non riesca a identificare un prodotto. L'etichetta potrebbe essere mancante o rovinata, oppure a causa di un errore di allocazione nella cella c'è un articolo sbagliato e senza codice. Questi casi probabilmente sono frutto di errori in fase di identificazione o etichettatura.
È importante separare il collo dal resto degli altri e chiedere indicazioni al responsabile della qualità o al cliente proprietario della merce. Sarà lui a indicare come gestire quanto trovato.

• Analizzare sempre i risultati

Come anticipato l'inventario è un momento cruciale e insostituibile per capire se nel magazzino le cose vanno come dovrebbero. Per valutare l'esito dell'inventario non ci sono parametri universali, dipende troppo da fattori come settore merceologico, tipologia di merci trattate, storicità dell'azienda, aspettative, etc.
Ciò che è importante, in base agli obbiettivi prefissi, è sfruttare i dati ottenuti per fare un'analisi precisa e puntigliosa dei processi, per capire dove sono gli spazi di miglioramento.

Ciò che conta, a prescindere dalla realtà aziendale, è prefiggersi degli obbiettivi di crescita e puntare, di anno in anno, ad avere una discrepanza sempre minore tra stock fisico e stock logico.

La ricetta per un inventario rapido e preciso però non termina qui. Ci sono ancora due ingredienti, forse i più importanti di tutti.

L'inventario annuale infatti può avere un limite: viene fatto solo una volta l'anno.
Seguire le piste fredde non è mai facile: se si trova un errore diventa più difficile capire come nasce, se dall'ultimo inventario la cassa in cui è stato trovato è stata movimentata più e più volte. Come per ogni processo prima identifico l'errore più facile sarà individuarne la causa. Come fare?

L'inventario rotativo è un alleato fondamentale per la corretta gestione del magazzino

Di cosa si tratta? In poche parole è un inventario in cui la conta avviene frammentata, a rotazione e per reparti o corsie, anziché in tutto il magazzino in un'unica soluzione. Ciò offre numerosi vantaggi.

In primo luogo gli errori vengono intercettati con maggior frequenza e tempestività. Questo sistema permette di intervenire con ulteriore precisione e consapevolezza sui processi problematici, causa di inefficienze.
Grazie all'inventario rotativo infatti le quantità a stock vengono controllate, verificate e rettificate più volte l'anno.

Se ad esempio in un magazzino ci sono 12'000 celle e ne vengono inventariate 3'000 al mese potremo riconteggiare ogni singola cella fino a 3 volte l'anno, trovando e correggendo molti errori durante il processo. Ecco dunque che l'inventario amministrativo annuale diventerà molto più facile e rapido.

Un altro grandissimo vantaggio dell'inventario rotativo è che non ferma la produzione. Il magazzino non deve bloccarsi per svolgere quest'attività, ma le risorse dedicate al suo svolgimento sono limitate e flessibili. Questo permette di avere un inventario in aggiornamento costante senza stravolgere le altre attività.

Un ulteriore aiuto arriva dalle pre-conte.
Inventariare i colli a bassa rotazione, che non sono oggetto di nuovi ordini e movimentazioni prima dell'inventario amministrativo, è un supporto fondamentale per ridurne i tempi.

Le merci oggetto di preconta una volta inventariate devono essere sigillate e identificate. Non possono più essere oggetto di prelievi fino al termine dell'inventario amministrativo.

L'inventario rotativo e le pre-conte sono alleati preziosissimi, perché aiutano a frammentare un'attività massiccia che altrimenti andrebbe svolta in un'unica soluzione.

L'aspetto cruciale resta come utilizzare le informazioni ottenute per migliorare quotidianamente il flusso logistico e la precisione con la quale vengono movimentate le merci all'interno del magazzino. Solo in questo modo avremo sempre meno anomalie e le attività di conteggio e inventario saranno sempre più veloci e lineari, tendendo sempre più a far combaciare stock fisico e stock virtuale.