Come scegliere il software per la gestione del magazzino

Ovunque ci sia un magazzino c'è necessità di tenere traccia delle scorte. Molto tempo fa lo si faceva tenendo a mano dei registri cartacei, oggi i magazzini più piccoli lo fanno compilando a mano "famigerati" fogli Excel, ma nelle realtà strutturate si sono imposti i Warehouse Management System, ossia i software gestionali dedicati per il magazzino.

I WMS moderni si fanno carico di ogni sorta di dato generato dalle movimentazioni di magazzino, offrendo anche supporto attivo ai magazzinieri.

In questo articolo vediamo quali sono i criteri che devono guidarci nella scelta di un software gestionale per il magazzino e come questo sia un fattore strategico per automatizzare e ottimizzare i nostri flussi logistici.

Partiamo dunque dalle basi:

• Quali attività vanno gestite attraverso il WMS?

C'è una frase che amiamo particolarmente: "In magazzino non si movimentano solo merci, ma anche e soprattutto informazioni". Un magazzino, per funzionare correttamente e avere una gestione efficiente dei flussi logistici, deve partire dalla capacità di rendicontare le proprie attività, analizzare i dati e di conseguenza ottimizzare i processi.

Il software di gestione dev'essere in grado di tenere traccia di ogni attività svolta all'interno del magazzino, senza eccezioni.

Ogni attività che non è monitorata o registrata è una possibile criticità nella nostra gestione delle merci, uno spazio in cui si annidano le falle e inefficienze. Il nostro WMS dovrebbe essere dunque in grado di monitorare ogni fase e operazione che avviene dall'arrivo dei bancali fino alla loro spedizione o uscita dal magazzino.

• Quando capiamo che abbiamo problemi legati all'assenza o cattiva scelta di WMS?

Possono esserci alcuni campanelli d'allarme più chiari di altri, perché il magazzino è una realtà complessa e bisogna sempre considerare una grande varietà di fattori. Un ottimo indizio che il nostro Warehouse Management System non è correttamente tarato sulle nostre necessità è quando percepiamo che burocrazia, verifiche e attività di backoffice rubano tempo all'operatività.

Abbiamo già sottolineato come il software debba aiutarci a gestire tutte le attività svolte in magazzino. Se ciò non avviene, oppure non offre la giusta flessibilità operativa per coprire tutte le variabili e le eccezioni allora come va a finire? Che in magazzino spuntano dei fogli excel dove si registra separatamente ciò che non trova posto nel gestionale.

Il WMS è uno strumento che deve supportare le attività di magazzino. Nel momento in cui la gestione dei dati diventa problematica allora non sono state fatte scelte nella direzione corretta.

Questo tipo di inconvenienti possono sorgere internamente al magazzino, ma diventano più evidenti quando il WMS non si integra correttamente con gli altri sistemi aziendali. Se il nostro software non riesce a dialogare con la produzione, l'amministrazione, i WMS di clienti e/o fornitori, etc. significa che occorrerà fare registrazioni e/o scritture in più copie, magari addirittura a mano.

Le attività core dell'azienda rischiano di subire ripercussioni a causa di questo tipo di gestione del magazzino, oltre che produrre un'inevitabile discrepanza tra stock fisico che stock virtuale, di cui ci si accorgerà solo nel momento dell'inventario.

Sono molte le variabili da considerare quando si analizzano questi processi per chiudere le falle che hanno portato alle anomalie. Qui la responsabilità del software entra in gioco perché deve aiutarci a ridurre queste variabili.

Il gestionale è di supporto anche e soprattutto grazie al grado di automazione dei processi che permette, riducendo così il margine di errore.

I moderni software permettono di fare molto di più della semplice gestione del dato, coprono ogni tipo di necessità e offrono supporto attivo nello svolgimento delle mansioni.

Ci sono difficoltà nel capire in quali celle posizionare le casse? Il software può gestire in automatico i criteri di allocazione.

Sono stati negoziati tempi d'evasione diversi per diversi clienti? Il WMS può organizzare la priorità di spedizione.

Articoli particolari necessitano di imballi particolari? Ci sono software che integrano video-istruzioni su come svolgere determinate attività.

Non ci sono limiti alle possibilità di supporto e automatismo che questi software possono offrire.

Resta solo un nodo da sciogliere:

• Come scegliere o sviluppare il proprio WMS e quali caratteristiche premiare?

Ci sono delle caratteristiche imprescindibili, delle condizioni sine qua non che il gestionale di magazzino deve soddisfare per poter essere preso in considerazione. Innanzitutto, l'avrai già intuito, deve dialogare perfettamente con tutti i sistemi aziendali, oltre che quelli dei clienti e dei fornitori.
Trascrivere a mano su un altro gestionale i pezzi spediti in produzione o registrare le righe d'ordine di un cliente manualmente non è una possibilità se si vuole impostare una gestione corretta del magazzino e dei dati.

È importante inoltre che la programmazione del WMS sia coerente con il flusso logistico. Per chiarire il concetto: è il WMS che si adatta al magazzino, non il magazzino che si adatta al WMS.
Accorgersi che la scelta di un determinato software comporta aggiungere fasi di lavoro, modificare l'operatività o aumentare le attività di back office perché il software non ha il grado adeguato di flessibilità per essere coerente con la gestione che viene fatta delle merci, significa che non è quello adatto alle proprie esigenze.

Potrebbe anche essere il caso che il software abbia le potenzialità per soddisfare appieno il fabbisogno operativo, ma che non sia impostato correttamente. Per questo è importante fare un attento lavoro di progettazione e programmazione con il fornitore del WMS.

Per lo stesso motivo occorre scegliere WMS che offrono possibilità di espansione, perché non abbiamo la certezza di ciò che accadrà domani.

Se un cliente chiede di gestire non solo determinati codici articolo, ma anche legandoli a specifici lotti il software è in grado di supportarmi? Oggi non ci sono merci deperibili in magazzino, ma se domani ci fossero il WMS mi aiuterebbe a ottimizzare la loro rotazione?

In questo caso diventa fondamentale scegliere fornitori di WMS che offrono buone referenze e soprattutto un ottimo servizio post-vendita

Solo così potremo essere adeguatamente supportati nel raggiungere il maggior grado d'automazione possibile e riuscire a mantenerlo nel tempo. È importante essere consapevoli che:

Non esiste il WMS migliore, ma il WMS più adatto alle proprie esigenze.
Il mercato offre semplicemente troppe opzioni e bisogna valutare chi è in grado di dare supporto nel realizzare il magazzino che si desidera.

Viene da sé che per centrare questo obbiettivo bisogna, da un'attenta analisi, avere ben chiare le proprie esigenze e dinamiche operative di magazzino.

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