Esternalizzazione di attività aziendali: quello che c’è da sapere

Il responsabile di produzione deve assentarsi in continuazione perché in magazzino non si trovano dei colli e il nuovo carrellista non sa dove sono.

I pavimenti dello stabilimento sono sudici e scivolosi perché gli operatori stanno facendo degli straordinari per un picco stagionale e saltano i turni di pulizia.

Un fermo macchina bloccante manda a quel paese una mattinata di lavoro e tutto perché si continua a rimandare la manutenzione degli impianti!

Quante volte ti sei ritrovato in queste situazioni, o altre simili, prima di decidere che così non si può più andare avanti?

Sono molte le aziende che ad un certo punto si rendono conto che da soli non si può far tutto, che le attività da svolgere sono tante e spesso sono mal gestite perché vissute come una distrazione dalle attività principali.

Parte dunque un piccolo calvario, ossia la ricerca del giusto fornitore al quale rivolgersi per esternalizzare parte delle attività, qualcuno che possa darti le giuste garanzie e una buona convenienza nello svolgere i servizi ausiliari che adesso vengono gestiti internamente, liberando così preziose risorse.

In questo articolo trovi ciò che c’è da sapere sulla gestione in outsourcing integrata, quali sono le insidie, come tutelarsi, ma soprattutto quali possono essere PER TE i vantaggi di un servizio d’outsourcing fatto a regola d’arte

Partiamo da un brevissimo ABC: Cosa sono i servizi di outsourcing? Secondo la legge sono definiti come “il fenomeno che comprende tutte le possibili tecniche mediante cui un’impresa dismette la gestione diretta di alcuni segmenti dell’attività produttiva e dei servizi che sono estranei all'attività centrale” (sentenza Cassazione n.21287/2006)

Ci sono un po’ di inglesismi nel mondo dei servizi integrati, parole come: outsourcing, core-business, no-core, know-how. Tutti termini che vengono usati in varie forme per comunicare un unico concetto: tutti hanno un’attività principale, il loro lavoro che sanno fare bene e a cui vogliono dedicarsi anima e corpo per creare profitto, ma per potersi veramente concentrare su di esso è necessario essere affiancati da chi ha competenze differenti dalle tue, per massimizzare l’efficienza di ogni area gestionale.

A questo punto si presenta il vero grande problema:

Come individuo il giusto fornitore, un estraneo in grado di prendere in gestione da un giorno all'altro parte delle mie attività produttive o ausiliarie? Con quali criteri valutarlo? Una volta che mi “entra in casa” che garanzie ho che tutto vada per il meglio?

A tutte queste domande daremo le giuste risposte e il primo consiglio da dare è senz'altro questo:

Diffida di chi parla solo di prezzo!

Esternalizzare seguendo politiche di contenimento dei costi è deleterio sia per te che per la tua azienda. Perfino la Pubblica Amministrazione se n’è resa conto e negli ultimi anni ha dovuto sospendere la politica del massimo ribasso per l’assegnazione degli appalti, responsabile d'aver condotto ad una vera erosione dei servizi che garantisce un risparmio solo apparente, ma alla prova dei fatti produce una marea di costi occulti sotto forma di imprevisti, continue non conformità e nel peggiore (ma per nulla raro) dei casi pure problemi legali.

L’esternalizzazione vincente è quella che viene fatta seguendo la ricerca dell'efficienza e dell’aumento della capacità produttiva.

Poter usufruire di personale in outsourcing significa portare nuove competenze in azienda che migliorano il processo produttivo, lo ottimizzano, riducono sprechi e il lavoro di back-office.

Perché allora c’è chi porta ancora avanti un discorso basato sul costo/ora, costo/collo, etc. e c’è chi gli dà retta? Perché purtroppo c’è un grosso divario di percezione tra cliente e fornitore su quello che è l’effettivo valore del servizio erogato. Un Valore che spesso dal cliente viene percepito come basso, non qualificato e che non rientra tra gli investimenti strategici.

Il mercato è saturo di cooperative che lavorano in serrata competizione tra loro e per molte aziende è diventato questo lo standard per i servizi di outsourcing, uno standard che però non porta reali benefici né in termini di semplificazione della gestione né di miglioramento nell'economia di scala.

Avere accesso ad know-how specialistico, personale formato per le mansioni da svolgere e risorse dedicate è il vero vantaggio che offre l’esternalizzazione di attività aziendali

Questi sono i criteri che dovrebbero guidare la scelta di un fornitore di servizi in outsourcing: che risorse interne mi permette di liberare? Come migliora la mia economia di scala? Quali competenze nuove porta in azienda? Su quali obbiettivi dobbiamo impostare il lavoro?

Sono gli obbiettivi la chiave per valutare e misurare la capacità di un fornitore.

Chiediti quali sono i tuoi obbiettivi e imposta il confronto sul loro raggiungimento.

Vuoi aumentare il numero di movimentazioni in magazzino?

Vuoi ridurre il numero di non conformità segnalate da un reparto?

Vuoi ridurre il numero di ore straordinarie lavorate grazie ad una maggior flessibilità dei turni?

Impostare la trattativa su questi temi è modo migliore per testare le capacità di chi si propone come fornitore di ragionare in una logica di partnership e non di semplice costo/ora, oltre che per misurare nel tempo i progressi fatti (o disattesi).

Una volta che abbiamo capito cosa cercare dal servizio in outsourcing resta solo una cosa da fare per verificare se il fornitore è quello giusto:

Verificare sempre le referenze

Un buon fornitore lo si riconosce per le sue partnership lunghe anni, perché ha lavorato con i marchi importanti nel tuo settore (i migliori lavorano con i migliori!) e nel tempo ha imparato a conoscerlo, a parlare la tua stessa lingua e a capirne le esigenze.

Quando per anni un’attività è stata gestita internamente proporre questo cambiamento non è mai facile e ci sarebbero parecchie parole da spendere (ci torneremo senz'altro su con i prossimi articoli) su come vincere la resistenza al cambiamento, sugli aspetti pratici e legali che bisognerà affrontare e molto altro ancora, ma chi ben comincia è a metà dell’opera e ti assicuriamo che seguire le linee guida di questo articolo non è affatto banale ed è già un ottimo inizio!