Interventi programmati e calendarizzati: il mito dello scheduling

In molte aziende l'estate è un po' come un secondo Capodanno: la chiusura per ferie porta con sè inventari di magazzino, lavori straordinari, contratti in scadenza da rinnovare... insomma, si va in ferie solo per modo di dire!

In questa fase di gestione straordinaria, dove non si può più fare affidamento sulla tranquillità della routine, emergono in contrapposizione due tipi di organizzazioni: chi naviga a vista e chi ha fatto lo scheduling (una di quelle parole inglesi molto alla moda tipo briefing, workflow o kpi che i guru della gestione d'impresa hanno cominciato a ripetere allo sfinimento).

Ovviamente chi naviga a vista non lo ammetterà mai, nemmeno con se stesso, perchè ci ha provato a programmare le sue attività; ci prova sempre, ma ad un certo punto si trova con l'acqua alla gola e le scuse che si sentono arrivano tutte da un copione già letto: non ho visto la mail, doveva occuparsene Tizio, Caio mi ha riferito un'altra cosa, Sempronio non c'è e non si sa chi deve sostituirlo, etc. etc.

Allora, esattamente come a Capodanno, comincia a fare i buoni propositi su come dall'anno prossimo cambierà la musica, ma si ritrova sempre daccapo.

Come si fa a non farsi cogliere impreparati ogni volta? Non si può fingere che esista una ricetta magica valida per tutti, ma possiamo portare la nostra esperienza per raccontare come abbiamo trovato il nostro equilibrio.

Per fare interventi di pulizia periodici con puntualità, organizzare le sostituzioni delle ferie coprendo tutti i turni, condividere con i clienti i report delle ispezioni e tante altre attività che non sono quotidiane, ma comunque fondamentali perchè un servizio di pulizie professionali funzioni correttamente, abbiamo deciso di affidarci ad un sistema informatico che supporti di continuo i responsabili nelle loro mansioni.

Per non ignorare gli impegni che si avvicinano sul calendario abbiamo capito che è necessaria una suddivisione chiara dei compiti e delle mansioni, procedure standard con controlli incrociati e i promemoria che avvisano dell'avvicinarsi delle scadenze devono sempre invitare a compiere un'azione o restano delle notifiche inascoltate.

Questa è la nostra ricetta: poche e semplici regole, ma che consentano di avere ruoli ben definiti senza eccezioni o compromessi sulle procedure corrette per svolgere un buon lavoro!