Come gestire il Picking a cassa intera e rispettare i tempi d'evasione

20 ottobre 2022 | Redazione

Prosegue il viaggio della merce all'interno del magazzino. L'avevamo lasciata ubicata tra le scaffalature (puoi recuperare qui l'articolo Ubicazione o Allocazione merce: come ottimizzare i flussi di lavoro). Adesso è arrivato il momento di svolgere la missione di picking: è tempo di andare a prendere la cassa. In questo articolo vediamo dunque come strutturare questa attività in modo ordinato e soprattutto puntuale!

 

Prima però dobbiamo fare un'importante premessa:

Picking a cassa intera e picking frazionato sono due procedure diverse che richiedono competenze e organizzazione diverse

In questo articolo parleremo solo di picking a cassa intera, ossia dell'attività che riguarda il prelievo di una cassa dalle scaffalature e la sua preparazione per la spedizione.

Questa attività riguarda la spedizione di un collo intero senza che sia necessaria alcuna manipolazione o attività di travaso della merce. Nel momento in cui infiliamo le mani nella cassa per spostare degli articoli entriamo in un altro mondo.

 

Per organizzare al meglio in questo processo partiamo da dove nasce tutto: l'arrivo degli ordini

 

È l'ordine del Cliente a dettare tempi e metodi; tutto ciò che viene fatto avviene in funzione delle indicazioni ricevute, che ci chiedono di spedire un determinato articolo in tempi certi. Visto che l'attività di picking a livello operativo è relativamente semplice ci concentreremo sulle premesse, ossia su come è organizzare di questo flusso di lavoro.

 

Patti chiari, amicizia lunga

Viene da sé che non può esserci una corretta gestione del picking se non ci sono accordi chiari e precisi sull'invio e sulla gestione degli ordini. E con chi vanno presi questi accordi? Naturalmente con il tuo cliente.

È importante, infatti, chiedere la collaborazione dei clienti per evitare richieste all'ultimo minuto. In questo modo si potranno svolgere le attività con serenità, garantendo il rispetto dei tempi prestabiliti.

Per avere una corretta gestione è indispensabile concordare con il cliente le modalità di invio degli ordini

E da questo punto non si scappa. Quali sono gli elementi importanti da definire? Senz'altro:

  • Modalità di invio dell'ordine
  • Quantità richiedibili
  • Tempi di lavorazione ed evasione
  • Modalità di spedizione

Entriamo quindi nel pratico, facendo anche qualche esempio.

 

Modalità di invio dell'ordine

Partiamo da un esempio pratico: il cliente ti ha inviato una richiesta tramite il portale, o il file da caricare a sistema, che usa solitamente per fare gli ordini. Poi ad un certo punto ti arriva una mail o una telefonata: "A proposito di quell'ordine, ci siamo dimenticati di una cosa: per favore aggiungi anche quest'altro articolo!". Nessun problema a fare un favore a un cliente, è però importante che questi "favori" non diventino la norma e l'abitudine per la gestione degli ordini.

Qual è il rischio? Che gli ordini non vengano più gestiti dal portale, ma da mail e telefonate dove le informazioni per mille motivi possono perdersi o venir dimenticate!

È fondamentale che ci sia un canale unico, chiaro e gestito solo da responsabili AUTORIZZATI per l'invio degli ordini.

Un discorso identico può essere fatto per i tempi di invio degli ordini. Qual è il termine ultimo per inviare gli ordini? Se lavoro A su B (Il giorno d'arrivo dell'ordine è A, mentre B è il giorno seguente) sono in grado di evadere un ordine che arriva alle 17:00? Bisogna tracciare una linea chiara su tempi e metodi di invio degli ordini per evitare incomprensioni e non conformità. È necessario che il tuo cliente sia ben informato e condivida le modalità per instaurare una collaborazione proficua.

 

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Quantità richiedibili

Ogni magazzino ha una capacità di lavoro. Quanti ordini sei abituato a gestire quotidianamente? Ipotizziamo 50 ordini divisi tra tutti i clienti. Saresti in grado di gestire la situazione se un unico cliente ti mandasse una richiesta per 40 ordini A su B?

Bisogna assicurarsi che gli ordinativi non superino la nostra capacità di lavoro. In alternativa, per avere la giusta flessibilità e adattarsi ai picchi di lavoro dei tuoi clienti, è importante stabilire il criterio secondo il quale gli ordini vengono lavorati: se A su C, A su D oppure frazionati.

Quale sia la soluzione individuata l'importante, come tutto il resto, è che sia chiara e concordata. In modo potrai organizzare correttamente il tuo lavoro garantendo tempi certi di evasione dell'ordine.

 

Tempi di lavorazione ed evasione

Come per le modalità di invio dell'ordine, anche i tempi di evasione devono essere chiari e concordati, per evitare errori dettati dalla fretta e poter garantire tempi certi.

Anche su questo punto, come su tutti gli altri, non si possono fare strappi alle regole. Se alcuni ordini prendono una corsia preferenziale, avendo la precedenza sugli altri (o peggio ancora li sorpassano da destra), diventerà sempre più difficile gestire la programmazione del lavoro e gestire le eccezioni diventerà la norma, impedendoti di organizzare correttamente il flusso di lavoro.

Ci possono essere vari gradi di urgenza concordati per gli ordini, ma sempre tutto secondo regole precise che ti permettano di garantire i tempi d'evasione.

 

Modalità di spedizione

Ultimo, ma non ultimo: chi organizza la spedizione? Con quale vettore? Fortunatamente le variabili in gioco in questo caso sono minori, ma non cambia il modus operandi: occorre chiarezza e un protocollo stabilito col cliente.

 

Ora che abbiamo tutte le regole messe nero su bianco possiamo compiere le missioni di prelievo ed effettuare il picking

 

Il difficile è alle spalle, abbiamo tutte le indicazioni che ci servono e nei passaggi precedenti abbiamo imparato a gestire la maggior parte degli aspetti macro-organizzativi della movimentazione della merce. Risulterà dunque intuitivo adottare alcune accortezze:

  • Destinare le casse prelevate dalle scaffalature per il picking nell'apposita area, possibilmente vicino alle baie di carico e ben distante o comunque in una zona distinta dall'area destinata al picking frazionato, in modo da evitare di confondere i colli.
  • Gestire tutto il processo in modo completamente informatizzato e tracciato, in base alle possibilità che ci garantisce il software di gestione.
  • Attenersi alle nozioni di sicurezza. Per esempio non impilare le casse più pesanti sopra alle più leggere, dando priorità alle missioni riguardanti colli più pesanti (elemento che viene gestito in automatico da alcuni software per la logistica).

 

Resta un ultimo punto da affrontare

Potrebbe venir naturale pensare... ma come risolvere le anomalie in fase di picking? Che fare se un collo non si trova, se mi arriva un ordine per una articolo che non ho ad inventario o peggio ancora se quando vado alla cella la cassa è sbagliata?

In questo caso è meglio ricominciare da capo! Proprio dall'inizio, da Come creare un magazzino da zero. Perché se a questo punto trovi un'anomalia non nasce in questa fase, ma nei passaggi di lavorazione precedenti! Meglio ripercorrere i propri passi e assicurarsi di aver fatto tutto a regola d'arte.

Categorie: Logistic

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