Parliamo di una delle operazioni più insidiose tra tutte quelle svolte in magazzino: il picking frazionato. Perché è una fase così critica? Perché è un'attività che viene svolta manualmente e affidata alle capacità individuali dei magazzinieri, quindi qui più che altrove l'errore umano è sempre in agguato. Bisognerà fare molta attenzione!
Cominciamo a mettere ordine in questo processo da dove tutto inizia: partiamo dunque dall'arrivo dell'ordine del Cliente.
Diversi aspetti sulla gestione dell'ordine sono già stati trattati nell'articolo Come gestire il Picking a cassa intera, quindi se hai bisogno di indicazioni su questo aspetto e su come prendere accordi con il cliente che permettano di lavorare efficientemente, ti invitiamo a recuperarlo.
Sappiamo dunque che il primo aspetto da definire sono i tempi di evasione: A su B? A su C? Tutto il flusso di lavoro che andremo a svolgere sarà tarato per rispettare i tempi d'evasione stabiliti col cliente.
Un ruolo di primo piano nella gestione del picking frazionato lo gioca anche il software incaricato di processare l'ordine
Sul mercato esistono un'infinità di gestionali da magazzino diversi, ognuno con le sue caratteristiche e pensati per rispondere ad esigenze diverse. È importante dunque assicurarsi di utilizzare un software che faccia esattamente ciò di cui abbiamo bisogno. Ecco, per esempio, ciò che accade all'interno di Intra Logistic:
Dobbiamo rifornire attraverso il nostro centro logistico i diversi stabilimenti di un unico cliente. Il responsabile di ogni stabilimento può vedere lo stock della merce disponibile e ordinare gli articoli in base alle proprie necessità di produzione.
Per comporre l'ordine deve "riempire" una cassa virtuale, e può farlo grazie al fatto che il volume di ogni articolo e relativo imballaggio è stato censito all'interno del gestionale. In questo modo il responsabile di stabilimento può sia comporre la cassa nel dettaglio, organizzando di fatto lo svolgimento del picking, sia indicare il numero esatto di casse che verranno caricate sul camion in modo da raggiungere la piena capienza e ottimizzare il trasporto.
Questa procedura d'ordine porta alla definizione di un altro dettaglio importante: se le casse che verranno composte dal picking saranno monocodice o multicodice, ossia con articoli diversi al loro interno.
Ora che abbiamo visto quanto il software gestionale possa essere determinante per gestire correttamente il flusso di lavoro iniziamo l'attività vera e propria: la missione di prelievo della cassa e il picking degli articoli.
È importante prevedere già da questa fase dei controlli incrociati, in modo da ridurre la possibilità di errore umano
Come viene messo in pratica questo principio in Intra Logistic? L'attività viene svolta da tre magazzinieri: uno sul carrello, incaricato di prelevare e riallocare i colli, e due a terra che prelevano e fanno conta inversa. Queste tre persone si scambiano periodicamente i ruoli per ridurre l'incidenza dell'errore umano.
Questo è un elemento fondamentale per diversi motivi:
- Si evitano errori dettati dall'abitudine o dalla ripetitività.
Nel momento in cui i magazzinieri cambiano mansione si vedono costretti a riprendere i fili di un lavoro diverso da quello svolto in precedenza. Saranno più inclini a notare conti che non tornano nel caso in cui non quadri il bilancio dell'attività. - Tutti sanno fare tutto.
È importante che i magazzinieri non siano specializzati in una singola mansione. Se quel magazziniere dovesse mancare chi sarebbe in grado di coprire la sua assenza? Inoltre, in questo modo, ogni magazziniere ha una comprensione più completa del flusso di lavoro e può facilitare i propri colleghi, in modo da incoraggiare una maggior sincronia e collaborazione tra colleghi. (Esempio: il personale a terra svolge il picking dando priorità all'ordine delle casse più comode per essere portate via dal magazziniere carrellista).
Quando si passa all'atto pratico di prelevare gli articoli dalla cassa ci sono altri accorgimenti che possono supportarci, per esempio l'utilizzo di un'attrezzatura pensata per ridurre l'errore umano.
È il caso delle bilance contapezzi, che si rivelano fondamentali per:
- Contare gli articoli che sarebbero troppo numerosi per essere contati a mano.
- Certificare lo svolgimento dell'operazione grazie alla stampa dell'etichetta, che riporta una serie di informazioni importantissime: chi ha svolto la pesata, quando, quanti pezzi contati di tal articolo, etc.). Viene così certificata e tracciata un'attività che prima lasciava spazio a molte variabili.
Un altro elemento critico di questa attività è rappresentato dal packaging
Scatole e sacchetti di varie forme e dimensioni, reggiatura, componenti delicati con esigenze specifiche e molto altro ancora...
Siamo considerati responsabili della merce che esce dal nostro magazzino. Per assicurarne l'integrità è necessario che anche l'attività d'imballaggio sia gestita a regola d'arte e secondo criteri precisi. Ci vengono in aiuto mansionari e manuali di procedure, ma anche qui troviamo dei dispositivi tecnologici che possono supportare i nostri magazzinieri.
Ad esempio, in alcuni magazzini abbiamo digitalizzato i mansionari contenenti le foto degli imballaggi e le istruzioni per imballare i singoli articoli. Sul banco di ogni operatore addetto all'imballaggio si trova un monitor dal quale è possibile consultare le video-istruzioni direttamente sparando il codice dell'articolo da imballare.
Da qui poi sarà un attimo svolgere la verifica da parte del responsabile della stampa preliminare della packing list prima di procedere alla spedizione.
È importante che questo passaggio sia supervisionato da un responsabile perché eventuali righe mancanti e anomalie devono essere supervisionate da lui per poter procedere alla spedizione.
Molte delle procedure illustrate in questo articolo possono essere situazionali o declinate in varie forme, in base alle necessità operative del magazzino in cui viene svolto il lavoro. Non bisogna mai perdere di vista la ratio con la quale tutte queste attività vengono impostate:
Una precisione maniacale è indispensabile per avere dati certi e in tempo reale sullo stato delle merci
La prova del 9 per vedere quanto abbiamo lavorato bene e con cura sarà la congruità dello stock fisico con lo stock virtuale. Un magazzino che lavora bene è un magazzino in cui gli ordini partono in orario e i conti tornano. Il resto può essere considerato un margine di efficientamento su cui è giusto lavorare per ottimizzare le prestazioni.
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