Obblighi del datore di lavoro: guida definitiva per la procedura d'assunzione

Gestire le risorse umane in una grande azienda non è mai semplice, specialmente quando si devono affrontare gli intricati obblighi normativi che regolano assunzioni e rapporti di lavoro.

Tra documenti, scadenze, obblighi di legge e corsi di formazione, i datori di lavoro si trovano spesso a confrontarsi con una burocrazia che può risultare opprimente e complessa da coordinare. Le normative, seppur essenziali per garantire il benessere dei collaboratori, possono sembrare una sfida continua per chiunque debba gestire una forza lavoro ampia e distribuita.

Per Intra Group, che coordina centinaia di dipendenti dislocati in tutto il nord Italia, affrontare queste sfide con puntualità e precisione è diventato parte di un metodo di lavoro ben strutturato.

Abbiamo redatto questa guida per supportare i datori di lavoro nella comprensione dei principali adempimenti, convinti che la cura delle persone nelle aziende debba partire da un trattamento etico, trasparente e rispettoso.

1. Inclusione e Assunzione di Categorie Protette

Uno dei principali obblighi del datore di lavoro è l’assunzione di categorie protette, che varia in base al numero di dipendenti:

• Da 15 a 35 dipendenti: è obbligatorio assumere almeno una persona con disabilità.
• Da 36 a 50 dipendenti: l’obbligo si estende a due soggetti diversamente abili.
• Oltre i 50 dipendenti: è necessario che il 7% del personale sia composto da soggetti con disabilità e l'1% da altre categorie protette.

I candidati appartenenti a queste categorie non sono tenuti a fornire dettagli specifici sulla propria condizione, ma devono presentare un certificato che attesti la percentuale di invalidità e l'iscrizione al collocamento mirato. Queste modalità sono pensate per tutelare la privacy del collaboratore e rispettare la dignità della persona.

È vantaggioso verificare la presenza di eventuali sgravi fiscali per l’assunzione, ad esempio per categorie protette o per i giovani, per ottimizzare i costi aziendali e promuovere l'inclusione.

2. Validità dei Documenti e Attestati

È essenziale che il datore di lavoro verifichi la validità di tutti i documenti del candidato, inclusi documenti d’identità, permesso di soggiorno (nel caso di collaboratori extra-comunitari) e eventuali patentini/attestati necessari per il ruolo assegnato.

Nel caso in cui una persona sia priva di un patentino specifico, come ad esempio quello per la guida di muletti, è possibile assumerla in una mansione diversa (come quella di facchino, ma bisogna assicurarsi che anche a livello operativo non salga mai su un carrello elevatore), per poi fare un passaggio di ruolo una volta ottenuto l'attestato necessario.

3. Corsi Obbligatori sulla Sicurezza

Uno degli obblighi centrali per un datore di lavoro è garantire la sicurezza dei dipendenti e in fase d'assunzione questo adempimento si concretizza attraverso i corsi. In base alla mansione e al contesto aziendale sono diversi i corsi che i collaboratori potrebbero dover svolgere, ma ce ne sono due che sono sempre obbligatori:

• Corso di sicurezza generale: obbligatorio per tutti i lavoratori.
• Corso di sicurezza per rischio specifico: modulato in base al rischio correlato alla mansione. Si divide in basso, medio e alto.

Questi corsi devono essere svolti entro 60 giorni dall'inizio del rapporto di lavoro.

Tuttavia sappiamo come, anche per i neo-assunti, l'operatività possa spesso diventare frenetica e dedicare (minimo) 8 ore a dei corsi possa essere difficile da conciliare con i turni di lavoro.

Per questo in Intra, come buona pratica consolidata, facciamo svolgere questi corsi prima che l'operatore entri in servizio; per garantire la sicurezza e conformità di ogni collaboratore fin dal primo giorno.

4. Idoneità alla mansione

La visita medica pre-assuntiva rappresenta un ulteriore obbligo del datore di lavoro, finalizzato a verificare l'idoneità del candidato rispetto alla mansione assegnata.

È un passaggio fondamentale per tutelare la salute del lavoratore e garantirne la sicurezza, rispondendo al contempo alle normative vigenti.

Come gestire tutte le scadenze legate a corsi della sicurezza, visite mediche, rinnovi di patentini e altri documenti?

Tutti i documenti affrontati nei punti precedenti richiedono non solo d'essere gestiti in fase d'assunzione, ma sono anche soggetti a scadenze e rinnovi periodici! A molti datori di lavoro viene il mal di testa anche solo a pensare di dover rinnovare, oltre che svolgere, tutti questi adempimenti.

Non è pensabile affrontare questa mole di burocrazia armati unicamente di fogli excel o note sul calendario: è indispensabile munirsi di un gestionale automatizzato.

In Intra le scadenze vengono monitorate e notificate su base quotidiana, in modo da svolgere ogni adempimento nei tempi corretti, evitando una gestione caotica e disorganizzata che potrebbe portare a sanzioni o a rischi per la sicurezza del personale.

5. UNILAV

La comunicazione dell’assunzione presso gli enti preposti (può variare in base alla regione) è un passaggio cruciale per regolarizzare l'inizio del rapporto di lavoro.

Questo adempimento, chiamato UNILAV, deve avvenire almeno un giorno prima dell'inizio effettivo della prestazione lavorativa. La tipologia di comunicazione varia a seconda della posizione del collaboratore (ad esempio, stagista, apprendista o lavoratore dipendente), e assicura che ogni assunzione sia conforme alla normativa.

6. Consegna documenti e DPI

Prima dell’inizio del lavoro, è indispensabile che il datore di lavoro fornisca una serie di documenti e dispositivi aziendali al collaboratore, tra cui:

• Contratto di lavoro. Una copia firmata. Sulle specifiche di come si compila un contratto di lavoro e quali sono le informazioni che deve contenere si potrebbe aprire un capitolo a parte.
• Moduli per la scelta del TFR.
• Liberatoria privacy. Il datore di lavoro è in possesso di molti "dati particolari" (detti anche "dati sensibili") del suo collaboratore. Questi dati spesso vengono anche comunicati a soggetti terzi, come ad esempio i consulenti del lavoro che elaborano le buste paga, oppure i fornitori di software gestionali che hanno i database in cui archiviamo tutti i dati.
  È indispensabile avere una informativa privacy aggiornata, in conformità al GDPR, che informi il dipendente su come verranno trattati i suoi dati.
• Una copia del CCNL di riferimento.
• Una copia del Regolamento aziendale
• Modulo di consegna dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale). Se vengono consegnati al collaboratore scarpe anti-infortunistiche, una divisa, un badge o altro materiale è bene avere un modulo firmato che attesti quanto consegnato.

Si tratta senz'altro di una gran quantità di documenti! Utilizzare formati digitali aiuta a ridurre l'impatto ambientale e i costi, mantenendo i documenti accessibili anche per i collaboratori fuori sede.

7. Addestramento alla mansione e Affiancamento

Tra gli obblighi del datore di lavoro c'è anche quello (più ovvio, ma non scontato) di addestrare adeguatamente il dipendente allo svolgimento della mansione, attraverso una persona esperta.

Abbiamo affrontato questo tema in altri articoli, come Perché è fondamentale che l'impresa di pulizia utilizzi personale formato oppure Strategie per inserimento e gestione del Personale Esterno. Ti rimandiamo a questi contenuti per approfondire maggiormente l'argomento, se fosse di tuo interesse.

In Intra Group la formazione inizia con videocorsi, disponibili su un'app aziendale dedicata, e continua con l’affiancamento alla mansione, il cui rendimento viene monitorato attraverso feedback in più fasi.

In sintesi, gli obblighi del datore di lavoro sono complessi, ma indispensabili per garantire un ambiente di lavoro sicuro e conforme alla legge.

In Intra Group, ci impegniamo non solo a rispettare tali obblighi, ma a promuovere una cultura aziendale che mette al centro la persona, valorizzando ogni collaboratore e costruendo rapporti professionali fondati su etica e trasparenza.

Vuoi semplificare la gestione della burocrazia e assicurarti che chi lavora presso la tua azienda abbia sempre un trattamento etico e trasparente, anche quando è un collaboratore esterno? Contatta Intra Group nel form a pié di pagina per scoprire le nostre soluzioni.